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Esta no es la manera de agregar un texto que deba aparecer en cada pagina. Por ejemplo, aqui podemos escribir (Start Date), seguido por dos puntos, para que los lectores del catalogo sepan a que se refiere esta fecha. Esta podria ser la fecha de la ultima revision de un empleado, o la fecha en que realizo una accion importante, asi que es importante poder identificarla. Obviamente, el nombre, el departamento, y el cargo, no necesitan textos adicionales. Hacemos clic en (Preview Your Directory), con lo cual aparece el primer registro. Este empleado trabaja en el departamento de Operaciones, como Coordinador, comenzando el 20 de Noviembre de 1998. Podemos usar estos botones, para pre-visualizar los demas registros. Aqui se utiliza la palabra (Recipient), pues en la combinacion de correo, se asume que trabajamos con destinatarios. El hecho de que este es un directorio, simplemente se ignora. Veamos los demas registros, que aparecen en orden alfabetico. Observe que aparecen los nombres, los departamentos, los cargos, y las fechas respectivas. La fecha aparece sombreada, porque se trata de un campo de datos, pero al hacer clic fuera de ella, aparece normalmente. Lo mismo ocurre con cualquiera de estos otros campos de datos, a diferencia de este otro texto que he escrito directamente. Para modificar el formateo, resaltamos el texto, y modificamos el tipo de letra, asi como el tamano del texto. Observe que al desplazarnos por los registros, los cambios se aplicaron a todas las paginas del directorio, y no solo a la pagina donde los realizamos. Una vez obtenido el resultado deseado, podemos hacer clic en (Complete the Merge). Tambien podemos hacer clic aqui, para editar la lista de destinatarios, por ejemplo para agregar otra persona, o para cambiar el orden de los registros. Al hacerlo, se re-abre el cuadro de dialogo (Mail Merge Recipients). Para excluir algun registro en particular, estando desplegado en la pantalla, puede hacer clic en (Exclude This Recipient). Asumiremos que todo es correcto, asi que hacemos clic en (Complete the Merge). Aparece la opcion para ir a otro documento. A diferencia de la combinacion de rotulos, sobres, cartas modelo, etc., donde aparece la opcion de imprimir directamente, aqui se asume que solo iremos a un nuevo documento, pues seguramente editaremos el directorio despues, tal vez agregando fotografias, numeros de pagina, etc. Por esto, solo se muestra esta opcion, que nos permite seleccionar todos los registros, solo el registro actual, o un rango de registros. Observe que se genera un nuevo documento, con la lista de todas las personas. Nos aseguraremos de seleccionar la visualizacion (Print Layout). Ya que se despliega mas de una persona por cada pagina, podemos insertar un salto de pagina entre cada una, al ubicar el mouse en frente del nombre, y luego al pulsar (Ctrl+Enter). Haremos lo mismo aqui. Tambien podemos configurar los registros, de manera que solo aparezcan tres o cuatro por cada pagina, simplemente utilizando la tecla (Enter) para desplazarlos hacia abajo. De esta manera, podemos controlar cuantos registros apareceran en las paginas individuales del directorio, dejando un espacio para el contenido grafico que vayamos a insertar. En otra leccion, veremos como guardar el documento original combinado, y el documento resultante, para re-imprimir los mismos datos, o para imprimir unos actualizados en la base de datos.