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Combinacion de catalogos y correspondencia. Al ver algunos tipos de publicaciones, hablamos un poco de la combinacion de catalogos y de correspondencia. Publisher permite crear catalogos y publicaciones desde cero o a partir de disenos predeterminados; pero tambien permite tomar datos como los de una base de datos de productos o de clientes o de una hoja de calculo de Excel y, usando la caracteristica "Catalog and Mail Merge" del menu "Tools", extraer registros de un origen de datos y combinarlos en un catalogo o directorio. Hay muchas formas de usar esta funcion, pero aqui veremos el proceso basico. Asi, por ejemplo, puede crear una lista de direcciones y usarla para elaborar albumes fotograficos, catalogos de productos, listas de asociados o de estudiantes. Tambien puede incluir textos o imagenes, asi como usar bases datos creadas en MS Access, listas de contactos o direcciones provenientes de Outlook, una tabla de datos almacenada en un documento de Word o una lista creada en Excel (si conoce Excel, sabra que en este programa los registros de datos se guardan en listas). Aunque veremos los pasos basicos de esta funcion, use la ayuda de Publisher para buscar mas informacion con las palabras "catalogo" o "datos" y aprender mas acerca de como configurar archivos de datos para combinar en un catalogo. A veces basta con esta ayuda, pero si tiene acceso a Internet puede ir a Microsoft Office Online y, en la seccion "Publisher", aprender mas acerca de como aprovechar al maximo los origenes de datos en Publisher para crear catalogos o directorios. Aqui comenzare con una publicacion en blanco; enseguida ire al menu "File", hare clic en "New" y al abrirse el panel "New", escogere "Blank Print Publication". (Si quisiera realizar la combinacion en una pagina Web, habria hecho clic en "Blank Web Page"). Ahora puedo aplicar a la pagina el tamano y la orientacion deseados yendo a "Page Setup", donde podre escoger disenos para distintos tipos de publicaciones o seleccionar otra impresora. Luego de tener todo listo para iniciar la combinacion, debere hacer clic en "Tools" y escoger la opcion "Mail and Catalog Merge". A continuacion aparecera el panel del mismo nombre donde escogere el tipo de combinacion. La opcion "Mail Merge" corresponde a una lista de direcciones; escogere "Catalog Merge" (Combinacion de Catalogos) para usar un origen de datos para un catalogo. Como ve, se genero una plantilla que muestra los datos en pantalla. Es posible ajustar el tamano de esta; pero recuerde que cuanto mas grande sea el area, menos registros se veran en pantalla; y mientras mas pequena sea el area, tantos mas registros cabran en la pagina. Ahora hare clic en "Next: Select Data Source" (Siguiente: Seleccione un Origen de Datos) y en "Browse" (Examinar), para buscar el archivo de Excel que deseo combinar y cuyo nombre es "Clothescatalog". Ahora hare clic en "Open" (Abrir), pero descubro que Publisher no puede abrir el archivo, lo cual ocurre de cuando en cuando. En estos casos, debera regresar, hacer clic en "Browse" otra vez y seleccionar un nuevo origen de datos, como, por ejemplo, "Microsoft SQL Server", si necesita iniciar la sesion en el servidor de bases de datos; no obstante, en este caso quiero buscar un archivo de Excel, asi que especificare aqui la opcion "Excel Files". A continuacion escribire la informacion necesaria para acceder al archivo. Por ejemplo, si se trata de un archivo de Excel o de una base de datos protegidos, debere escribir mi nombre de usuario y contrasena para ingresar al servidor. Por ello le sugeriria investigar mas antes de realizar esta operacion; asi mismo, tras llenar todos los campos debera hacer clic en "Test Connection" para asegurarse de que pueda acceder a los datos. (Aqui hay otras opciones para buscar mas informacion.) Con esto concluye el presente curso; gracias por tomarlo y espero que lo haya aprovechado. Para mi fue un placer trabajar con usted. s.