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C—mo imprimir notas de orador. La mayor’a de los oradores prefieren hablar ante el pœblico teniendo alguna ayuda escrita en sus manos como tarjetas o p‡ginas de notas. Al crear las diapositivas, PowerPoint puede generar esas ayudas, que despuŽs s—lo ser‡ necesario imprimir. Como ve’amos en un tutorial anterior, usted tiene a su disposici—n este recuadro de notas, en el que puede escribir las notas que desee al crear una diapositiva. ƒstas son notas para su uso personal, en las que consigna informaci—n que usted no puede dejar de transmitir; por tanto, ninguna otra persona puede verlas durante la presentaci—n. Como es l—gico, usted tampoco podr‡ verlas en una presentaci—n en pantalla; la idea es crear estas notas de modo que pueda imprimirlas y tener una copia en la presentaci—n, a fin de leerlas con mayor facilidad y contar, de esta suerte, con un medio para recordar los temas a los que debe referirse. As’ pues, si va al menœ "File", lo expande y hace clic en "Print Preview", en "Print What" ("imprimir") encontrar‡ las opciones de "Handout"; debajo de Žstas, est‡ la opci—n "Notes Pages", que le mostrar‡ una imagen de la diapositiva junto con sus correspondientes notas. De este modo, ver‡ la diapositiva que se proyectar‡ frente a usted, as’ como todas las notas. Pero vayamos despacio, para que pueda darle ciertas recomendaciones como antiguo profesor de oratoria. Tenga cuidado de no depender demasiado de las notas impresas, pues como tendr‡ una diapositiva por p‡gina, las notas aparecer‡n en la misma p‡gina. De este modo, por cada diapositiva usted tendr‡ una p‡gina de notas, que deber‡ cambiar al pasar a una diapositiva nueva. Segœn sea el nœmero de diapositivas esto puede funcionar bien, pero lo mejor es ensayar la presentaci—n de suerte que no deba depender por completo de las p‡ginas de notas como Žsta. Una alternativa que suelo recomendar es utilizar la opci—n "Outline View", en lugar de las p‡ginas de notas. Esta opci—n le permite imprimir todos los t’tulos de sus diapositivas en un par de p‡ginas. (Ahora aumentarŽ un poco el zoom, de modo que veamos mejor.) Aqu’ est‡ el t’tulo "Overview", as’ como los dem‡s t’tulos y nœmeros de diapositiva, y los textos con vi–etas de cada una. De este modo, tendr‡ todas sus diapositivas frente a usted, as’ que no ser‡ necesario mirar la pantalla; pero, obviamente, aqu’ no aparecer‡n las notas. As’ pues, usted deber‡ establecer un punto de equilibrio entre el material impreso que requerir‡ para su presentaci—n y lo que realmente necesitar‡ en el curso de la misma. Si su presentaci—n consta, por ejemplo, de veinte diapositivas, dos de las cuales son especialmente complejas e incluyen numerosas notas deber‡ asegurarse de que todo salga bien con ellas; en este caso, ser’a conveniente imprimir esas diapositivas en vez de imprimir todas las p‡ginas de notas. De este modo, tendr’a un par de hojas extra de ayuda al llegar a esas diapositivas, en lugar de una hoja por cada diapositiva, lo cual ser’a innecesario en este caso. Como orador, pues, le sugerir’a imprimir s—lo las notas que necesite realmente y usar la papeler’a que sea imprescindible, pues mientras m‡s papeles tenga que manejar durante la presentaci—n, menos efectiva ser‡ Žsta. En estos casos, lo mejor es conocer el material lo suficiente, de modo que le baste la gu’a que le den las diapositivas de PowerPoint y su conocimiento, a fin de liberarse de los papeles y establecer un verdadero di‡logo con su pœblico. Infortunadamente, muchas veces los oradores terminan "conversando" con sus papeles y tratando de expresarse de manera correcta en lugar de establecer una autŽntica comunicaci—n con el pœblico. Su mensaje, en efecto, ser‡ mucho m‡s eficaz si establece un verdadero v’nculo con el pœblico en vez de depender de PowerPoint y de un mont—n de p‡ginas a manera de apoyo. Es posible que todo esto parezca un peque–o rega–o pero mi objetivo es hacerle notar que aun cuando las p‡ginas de notas sean œtiles tambiŽn pueden convertirse en una "muleta" capaz de entorpecer el desarrollo de su presentaci—n. Mi sugerencia, pues, es usar las notas si en realidad es necesario; de lo contrario, es mejor obviarlas, pues si las lleva terminar‡ por consultarlas inevitablemente. A la hora de tomar decisiones al respecto, suelo optar por imprimir la vista de esquema, pues me ayuda a conservar un orden y me permite saber lo que vendr‡ sin necesidad de seguir las p‡ginas al pie de la letra y de leer exactamente lo que dice en ellas TambiŽn es posible aprovechar las opciones para imprimir diapositivas a la hora de realizar la presentaci—n. Muchos oradores consideran de utilidad esta alternativa, pues les permite observar las diapositivas al tiempo que tienen la posibilidad de escribir all’ sus notas, lo cual es una gran ayuda para la presentaci—n. En todo caso, el proceso de impresi—n para las notas funciona igual: basta con hacer clic en "Print", lo cual le llevar‡ al cuadro de di‡logo de impresi—n. Recuerde que para ello no es necesario ir a "Print Preview"; basta con hacer clic en "File>Print", desde donde podr‡ seleccionar, en "Print", la alternativa de impresi—n que desee. Como ya vimos, puede seleccionar opciones como "Grayscale", "Color" "Include Comment Pages", etc. En s’ntesis, al imprimir estos documentos es necesario tener en cuenta estos factores, al igual que en el momento de realizar la presentaci—n; use lo que necesite, pero, en lo posible, trate de liberarse de las notas y de los documentos impresos, a fin de que pueda establecer una autŽntica comunicaci—n con su pœblico. No obstante, estas herramientas est‡n a su disposici—n para cuando las necesite.