Subtitles of the Movie

Si usted instala y configura Outlook 2003, lo hace porque le interesa administrar datos tales como mensajes de correo electronico, contactos, calendarios etcetera. Como ve, este programa ha sido disenado para administrar gran cantidad de datos, la mayoria de los cuales se almacenaran en una sola ubicacion, en especial si usa Outlook 2003 como un programa autonomo. Tal ubicacion recibe el nombre de -Special Folder File- y su extension es -.pst-. En realidad, al configurar Outlook 2003 es posible que cree otros archivos -.pst- sin saberlo; pero usted tambien puede crear y administrar sus propios archivos -pst-, lo cual sera el tema de este video. En primer lugar, le mostrare los archivos de este tipo creados de manera predeterminada y como se gestionan. La ubicacion predeterminada de los archivos -pst- forma parte del perfil de usuario, que, en el sistema Windows XP, se almacena en la misma ubicacion del sistema operativo, es decir, en la carpeta -Documents and Settings-. Como ve, aqui hay carpetas para todos los usuarios que han iniciado una sesion, las cuales reciben el nombre de -carpetas de perfil-. Parte del perfil se almacena en la ubicacion -Local Settings>Application Data>Microsoft>Outlook-. Asi pues, los perfiles se almacenan en un nivel bastante inferior de la jerarquia, y tal es la ubicacion predeterminada de los archivos -pst-. Como ve, se han creado dos de estos archivos. Este almacena la informacion que Outlook administra en conjunto con Internet (por ejemplo, las cuentas POP3 que se hayan configurado), mientras que en este otro se almacena la informacion relativa a la cuenta de Hotmail que habia configurado antes. De hecho si le damos un vistazo a la ventana -Mail- del panel de exploracion, veremos que alli se encuentran carpetas personales para administrar mensajes de correo electronico de Internet, asi como una serie de carpetas reservadas a Hotmail. En el video dedicado a estudiar el correo electronico veremos como gestionar estas carpetas; pero de momento queria mostrarle que hay distintas ubicaciones para almacenar datos, en especial al trabajar con servidores de correo electronico. Para trabajar con los archivos -pst- desde Outlook, vaya al menu -File- y seleccione la opcion -Data File Management- (Administracion de Archivos de Datos), lo que abrira el cuadro de dialogo -Outlook Data Files-. Otra forma de llegar a este cuadro es ir al menu -Start- y, en la seccion -Control Panel-, seleccionar la opcion -Mail-. Asi pues, usted podra llegar al mismo cuadro de dialogo si hace clic en el boton -Data Files-; en el video siguiente regresaremos a este cuadro y trabajaremos con algunos perfiles. Por ahora podemos ver que aqui hay dos archivos -pst-: el archivo -pst- de Hotmail y el archivo -pst- -Personal Folder-, que es un archivo -pst- general creado de manera predeterminada. De hecho, puesto que esta fue una actualizacion, si hago clic en el boton -Settings- podre comprobar que se trata de un archivo actualizado, pues en el cuadro -Format- se lee que es un archivo -pst- (97-2002). En efecto, Outlook 2003 utiliza un formato -pst- distinto; por consiguiente, si usted va a trabajar con sus carpetas de informacion personal procedentes de versiones anteriores de Outlook, debera asegurarse de que el archivo -pst- con el que este trabajando sea del tipo 97-2002 o de un tipo mas antiguo, y no del tipo nuevo que se creara al realizar una instalacion en limpio de Outlook 2003. Luego de verificar la configuracion y el tipo de archivo -pst-, puede hacer clic en el boton -Compact Now- a fin de reducir el tamano del archivo de las carpetas personales. En efecto, estos archivos pueden llegar a tener varios megabytes e incluso gigabytes; si damos un breve vistazo a la ubicacion de esos archivos y seleccionamos la vista detallada en el explorador de Windows, comprobaremos que aunque los -pst- creados de manera predeterminada aun no son muy grandes, muy pronto pueden llegar a muchos megabytes y luego a varios gigabytes en especial si los mensajes de correo electronico tienen archivos adjuntos de gran tamano. En suma, para crear un archivo -pst- nuevo basta con hacer clic en el boton -Add- del cuadro -New Outlook Data File-. Enseguida podra seleccionar el tipo de almacenamiento para sus datos, ya sea como archivo -pst- de Outlook o como archivo -pst- de Outlook 97-2002. Este ultimo tipo de archivo es compatible con las versiones 97-2002 de Outlook, mientras que el otro no lo es. Asi pues, creare un archivo -pst- que sea compatible unicamente con Outlook 2003 y lo llamare -BC Outlook/2003.pst-, pero eliminare este espacio que deje aqui. Al hacer clic en -OK-, aparecera un cuadro con opciones de cifrado para esta carpeta -pst- y donde tambien podre agregar una contrasena para acceder a los datos contenidos en ella. En este caso no agregare ninguna contrasena y hare clic en -OK-, con lo que habre creado un archivo -pst- en el que puedo almacenar informacion y que solo sera compatible con Outlook 2003, como podre comprobar al hacer clic en el boton -Settings-. (Asi pues, para verificar si un archivo -pst- solo es compatible con Outlook 2003 o con versiones anteriores, debera revisar su configuracion.) Finalmente, hare clic en el boton -Close-. En videos posteriores seguiremos trabajando con los archivos -pst- y con los datos almacenados en ellos.