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Como recordara, hasta ahora hemos visto como administrar el archivo pst y la informacion de Outlook, ya sea mediante copias de seguridad o bien eliminando archivos adjuntos de los mensajes de correo-e, por ejemplo. Otro recurso para evitar la congestion en las carpetas consiste en crear un archivo de almacenamiento y configurar la opcion de Autoarchivar. Cuando usted activa la opcion de Autoarchivar, los elementos que cumplan los criterios de archivo seran enviados a una carpeta especial llamada -Archive Folder- (Carpeta Archivada); asi mismo, se creara un archivo pst aparte para los elementos archivados. De este modo se reducira el numero de elementos contenidos en la bandeja de entrada o en el calendario, asi como las citas, entradas de bitacora y tareas guardadas. La unica carpeta que no se vera afectada por la funcion de Autoarchivar es -Contacts-, pues se supone que usted conservara sus contactos durante un largo tiempo (lo cual, por cierto, no es el caso de los elementos de las carpetas -Mail-, -Calendar-, -Tasks- y -Journal-). Hay dos formas de configurar la opcion de Autoarchivar. Una tiene efectos globales y la otra solo afecta a ciertas carpetas. Para configurar la opcion de Autoarchivar de manera global, debera ir al menu -Tools- y seleccionar -Options-. Ya alli, debera abrir la ficha -Other- y hacer clic en el boton -AutoArchive-. A continuacion aparecera el cuadro de dialogo -AutoArchive-, donde hay diversas opciones para configurar la funcion de Autoarchivar, tales como -Ejecutar Autoarchivar luego de cierto numero de dias-, -Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute- (ambas estan activadas por defecto), -Eliminar elementos caducados-, -Almacenar o eliminar elementos antiguos- -Eliminar elementos anteriores a seis meses- (o los que determine) y -Mover elementos antiguos a-. Recuerde que los elementos almacenados no se eliminaran (a menos que active la opcion -Permanently delete old Items-), sino que se guardaran en un archivo pst llamado -archive.pst-. Asi pues, estas son las opciones de configuracion global; si decide modificar algunas de ellas podra aplicarlas a todas las carpetas haciendo clic en el boton -Apply these Settings to All Folders Now-. En este caso dejaremos estas opciones sin modificar, a fin de que veamos como aplicar directivas de Autoarchivar a cada una de las carpetas. Para ello debera seleccionar la carpeta del caso (-Inbox-, por ejemplo), hacer clic derecho sobre ella, escoger la opcion -Properties- y, por ultimo, ir a la ficha -Autoarchive-. Como ve, de manera predeterminada los elementos de esta carpeta no se archivan; para limpiarla automaticamente, debera activar el boton -Archive Items in this Folder using the Default Settings- (-Archivar Elementos en esta Carpeta utilizando la Configuracion Predeterminada-. Desde aqui podra acceder al cuadro de configuracion de Autoarchivar, que habiamos abierto antes yendo al menu -Tools>Options-. Tambien puede modificar la configuracion de Autoarchivar de esta carpeta. Asi, puede modificar las directivas de retencion y eliminar elementos anteriores a diez meses y no a seis meses, por ejemplo. En este caso, la funcion de Autoarchivar seguira ejecutandose cada catorce dias, pero en el caso de la carpeta -Inbox- no se eliminaran elementos anteriores a seis meses, sino solo los anteriores a diez meses, tal como quedo configurado en las opciones de Autoarchivar para una sola carpeta. De igual manera puede determinar que los elementos de la carpeta -Inbox- se almacenen en un archivo pst distinto, o bien que se eliminen si son anteriores a uno o dos anos, en cuyo caso debera activar la opcion -Permanently Delete old Items-, pues ya no se necesitaran una vez transcurrido ese plazo. Como ve, hay numerosas opciones de Autoarchivar; lo importante es tener en cuenta que las opciones de Autoarchivar de caracter global pueden aplicarse a todas las carpetas, pero tambien es posible modificarlas carpeta por carpeta. Como hemos visto, en la carpeta -Inbox- no esta activa la opcion de Autoarchivar de manera predeterminada; un ejemplo de carpeta que si cuenta con esta funcion por defecto es -Sent Items- (Elementos Enviados). Como ve, de manera predeterminada sus elementos se archivaran, por lo que no sera necesario activar estas opciones. Asi, es una buena idea revisar todas las carpetas de Outlook, a fin de verificar cuales cuentan con la funcion de Autoarchivar y cuales no. Por ultimo, tal como mencionabamos al principio de este video, si va a la lista de carpetas y trata de configurar las opciones de Autoarchivar para la carpeta -Contacts-, descubrira que esta no tiene la ficha -Autoarchive-, pues se supone que usted querra conservar sus contactos por largo tiempo y solo los eliminara manualmente.