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Otro tipo de reporte que encontrara muy util es un reporte formateado con etiquetas. Por ejemplo, si tiene una tabla en su base de datos con compradores, nombres, direcciones, numeros telefonicos, etc, podria usar parte de esa informacion como etiquetas de correo. Seria agradable entonces poder crear un reporte sobre un conjunto de etiquetas preformateadasÉ como las que puede conseguir en cualquier almacen de productos de oficina. Seria muy util poder imprimir los nombres y direcciones de sus compradores en dichas etiquetasÉ para luego despegarlas y usarlas en su correo. El Access tiene esa opcion. Vamos a demostrarlo creando etiquetas para las habitaciones a partir de la tabla (InventoryItems). Esto sucede porque no tenemos una tabla de compradores. este reporte es valido. Por ejemplo, podria colocar un adhesivo dentro de cada habitacionÉ o dentro de un libro para ofrecer informacion para cada habitacion. Vamos a (Reports) y hacemos clic en (New). Seleccionamos (Label Wizard), escojemos la tabla (InventoryItems) y hacemos clic en (OK). Podemos escoger el tamano de etiqueta que queramos. estas son etiquetas (Avery) y estos son numeros de producto estandar para dichas etiquetas; sin embargo, existen varios fabricantes de etiquetas en blanco sobre papel. Escogemos el que queremos y lo utilizamos cuando sea necesario. Tambien puede crear tamanos personalizados, pero no lo discutiremos ahora. Una vez haya encontrado el tipo de etiqueta que desee, haga clic en (Next). Usted puede escoger cualquier fuente con cualquier espesor, cursiva, subrayado, tamano de fuenteÉ grande o pequeno, el color del texto, etc. Puede ver los cambios, asi que tendra una idea acerca de como luciran sus etiquetas. Hagamos clic en (Next) y veamos lo que queremos agregar aqui. Escribiremos (Name) desde el teclado. Esta sera una especie de definicion del dato que vendra a continuacion. Los datos que vienen luego de la definicion son extraidos de los campos. Al hacer clic en el campo y presionar este boton, vemos que el nombre del campo aparece entre corchetes. Aqui vendra el dato. Esta parte se imprimira en todas las etiquetas pero los datos cambiaran en cada registro. Pulso (Enter) para pasar a la siguiente linea, defino el numero de la habitacion y pulso la barra espaciadora. Ahora pongo (RoomNumber) en la etiqueta. Presiono (Enter) de nuevo y ahora colocaremos el precio de la habitacion insertando el signo de dolar. Insertamos el campo (Price). Ya esta configurada la etiqueta y hacemos clic en (Next). Vamos a organizar las etiquetas de acuerdo a (InventoryItemID) que es basicamente por registros. Hacemos clic en (Next) y vamos a dejar este nombre por defecto. Presionamos (Finish). Muy interesante. No tenemos un numero de habitacion para la primera habitacion, por eso no hay nada aqui. Tenemos el precio aqui y aqui, asi como un numero de habitacion aqui. Note que tenemos un error aqui y que es una condicion muy interesante. Volvamos a la vista de diseno y veamos que esta sucediendo. No se esta mostrando (Name) en la misma forma en que se muestran (RoomNumber) y (Price). No estamos obteniendo el campo (Name) sino algo que trata de extraer el nombre del reporte. Recuerde que el nombre del reporte es (LabelsInventoryItems) y no existe un campo con ese nombre. Esta es la causa del error. Tratemos de cambiar esa parte de la etiqueta. Debemos cambiar (Control Source) para que extraiga el nombre. Sin embargo, veamos lo que sucede ahora. No estamos obteniendo el nombre de la habitacion sino el nombre del reporte. Lo que sucede aqui se debe a que escogimos una palabra muy comun como nombre del campo. Ahora tenemos un problema porque (Name) no solo se refiere al nombre del reporte sino que es el nombre del campo. Aunque seguimos este tutorial bastante rapido y no encontramos muchos problemas al usar (Name) como nombre de campo, yo sugeriria que al nombrar sus campos evitara usar palabras comunes o palabras llave. Para un campo de fecha no use (Date) sino (ToDate), (FromDate) o (MyDate). Escoja algo diferente a los nombres comunes de las funciones o de los camposÉ que puedan estar presentes por defecto en alguna parte de la base de datos. ÀComo podemos resolver este problema? Podemos arrastrar el campo (Name) desde la lista de campos. Ejecutemos el reporte y veamos que sucede. este es el nombre apropiado. Si bajamos la pagina podemos ver que hay una sala de conferencias, una suite, etc. Ampliemos el campo un poco mas. Listo. Podemos ver el texto completo. Podemos colocar este campo aqui y retirar esta parte, pero existe otro truco que podria ser util. este objeto se llama (Name). Aqui podemos ver que la propiedad (Name) es (Name)É y que la propiedad (ControlSource) es (Name), la cual tambien es el nombre del campo en la tabla. Todo esto puede parecer muy confuso pero cambiemos el nombre de este objeto a (RoomName). Aun esta obteniendo los datos de la misma fuente, pero el nombre del objeto es (RoomName). Si ahora vamos a esta parte y decimos que queremos la palabra (Name) seguida por el valor en (RoomName), nuestro reporte deberia funcionar. Esta perfecto. Pero ahora vemos el nombre dos veces. Como no queremos que esto suceda, pero tenemos que dejar este objeto aqui, vamos a hacerlo invisible estableciendo la propiedad (Visible) en (No). Ahora ya no veremos este campo. Aun sigue ahi pero no lo vemos. esta solucion es una especie de muleta, pero resuelve el problema sin tener que volver y cambiar el nombre de los campos dentro de la tabla. Me gustaria mostrarle como aumentar un poco la definicion de la etiqueta. Digamos que usted quiere obtener una idea mas precisa acerca de como quedaran las etiquetas. Obviamente esto no ayudara, pero existe algo mas que puede hacer con los objetos. Cuando trazamos este rectangulo para enmarcar los campos que se estaban mostrando, debido a que lo hicimos luego de insertar los campos, el rectangulo quedo sobre ellos. Podemos hacer clic en el menu (Format) y seleccionar (Send to Back). Esto significa que el rectangulo aun esta en su sitio pero ahora esta debajo de los campos. Ahora tengo una mejor idea de como se disponen las etiquetas, asi que saldran impresas asi. Por supuesto, si queremos apilarlas un poco mas todo lo que tenemos que hacer es reducir esta area asi. Listo. Ahora todas las etiquetas estan en una pagina. Guardemos el formulario y estamos listos.